Salah satu tanggung jawab terpenting yang dimiliki bisnis kecil adalah membayar karyawannya secara akurat dan tepat waktu.
Di masa lalu, melakukan penggajian adalah proses yang sangat teliti yang mengharuskan staf SDM untuk melacak waktu kerja karyawan, menghitung jam lembur, atau mengonversi menit ke jam.
Waktu dan sumber daya yang berharga dikeluarkan untuk memastikan bahwa undang -undang diikuti dan pekerja dibayar dengan benar.
Meskipun beberapa terus menggunakan metode tradisional untuk melacak jam dan melakukan penggajian, yang lain telah mengambil pendekatan yang lebih modern.
Sistem kehadiran waktu memungkinkan pekerja untuk memasukkan dan mengelola jam mereka sendiri, menghilangkan beban majikan.
Dengan merampingkan proses kehadiran, bisnis telah menghemat uang, peningkatan produktivitas, dan meningkatkan kepatuhan terhadap undang -undang perburuhan.
Inilah segalanya yang perlu diketahui tentang jam waktu karyawan dan bagaimana organisasi dapat menggunakannya untuk keuntungan mereka.
Apa itu jam waktu karyawan?
Sistem jam karyawan adalah aperangkatItu mencatat waktu awal dan akhir untuk karyawan per jam di tempat kerja. Bergantung pada jenis perangkat lunak pelacakan waktu, pekerja dapat melakukan melalui aplikasi jam waktu atau pada konsol di tempat kerja.
Punch - dalam data secara otomatis diintegrasikan dengan sistem perangkat lunak penggajian yang digunakan oleh staf SDM untuk membayar karyawan selama berjam -jam. Tujuan perangkat lunak waktu waktu adalah untuk melacak secara elektronik dan mendokumentasikan kehadiran untuk mempertahankan akurasi penggajian.
Ada lima jenis jam waktu yang berbeda, termasuk -
1. Jam kartu punch
Karyawan memasukkan kartu kertas ke dalam mesin setelah tiba dan meninggalkan pekerjaan. Mesin mencap tanggal dan waktu pada kartu untuk menunjukkan waktu mulai dan akhir.
Karena kesederhanaannya, jam ini paling sering diimplementasikan oleh usaha kecil yang tidak mempekerjakan pekerja jarak jauh.
2.Jam digital
Dengan jam waktu digital, alih -alih menyuntikkan kartu punch, pekerja menggesek kartu dengan strip magnetik melalui mesin. Mesin secara otomatis melacak punch - pada tanggal dan waktu untuk digunakan nanti oleh staf penggajian.
Touchpad elektronik adalah jenis jam digital lain yang tidak mengharuskan karyawan untuk memegang kartu. Sebaliknya, pekerja memasukkan kode pribadi ke dalam mesin yang secara otomatis menyimpan punch - dalam data.
3. Perangkat lunak stasiun waktu
Perangkat lunak stasiun waktu memungkinkan pekerja masuk dan keluar melalui komputer. Karyawan menggunakan satu komputer tertentu untuk semua punch - INS.
Atau bisnis dapat mengintegrasikan perangkat lunak dengan komputer pribadi untuk memungkinkan karyawan memasuki waktu di workstation masing -masing.
Manfaat untuk Perangkat Lunak Stasiun Waktu adalah bahwa data waktu dapat diintegrasikan dengan sistem perangkat lunak penggajian, membuatnya lebih mudah untuk melakukan penggajian nanti.
4. Jam sidik jari
Jam waktu biometrik mengidentifikasi seseorang melalui sifat manusia individu seperti sidik jari.
Karyawan meletakkan jari mereka pada pemindai yang mengidentifikasi orang tersebut dengan mencocokkan ujung jari ke pre - gambar yang disimpan dalam database. Jika ada kecocokan yang akurat, mesin jam waktu membuat suara terima kasih yang dapat dilihat.
Jam waktu sidik jari biometrik mencegah tinju sobat atau penipuan karena sidik jari tidak mungkin untuk duplikat.
Manfaat lain adalah bahwa karyawan tidak perlu lagi khawatir mengingat kode atau secara tidak sengaja melupakan kartu punch mereka di rumah. Sulit untuk melupakan bagian tubuh!
5. Jam pukulan tangan
Jam pukulan tangan adalah bentuk lain dari sistem otentikasi biometrik. Alih -alih sidik jari, jenis jam ini menggunakan telapak tangan untuk mengotentikasi identitas pekerja.
Pemindai cocok dengan sebagian telapak tangan dengan pre - gambar database yang disimpan untuk memverifikasi pekerja. Seperti jam sidik jari, jenis perangkat ini juga membantu mencegah tinju dan penipuan teman.
Mengapa jam waktu penting?
Pekerja yang memanfaatkan aperangkat ketepatan waktumemiliki representasi yang akurat tentang kapan hari mereka dimulai dan selesai.
Pengusaha akan tahu persis kapan anggota tim akan makan siang atau istirahat, dan ketika dia seharusnya kembali. Ini memastikan bahwa anggota tim tidak diminta untuk bekerja lebih dari yang seharusnya.
Sistem perangkat lunak waktu yang efektif juga memastikan bahwa semua orang bekerja ketika seharusnya. Manajer dapat menggunakan Punch - dalam data sebagai bukti untuk menghadapi mereka yang secara konsisten terlambat atau makan siang yang terlalu lama. Ini akan membantu memaksimalkan tingkat produktivitas dan efisiensi dari waktu ke waktu.
Jam - dalam data secara otomatis diintegrasikan dengan sistem perangkat lunak yang membuatnya lebih sederhana bagi pegawai HR untuk melakukan penggajian. Integrasi penggajian memudahkan untuk mematuhi undang -undang perburuhan karena ada data untuk membuktikan bahwa karyawan bekerja dengan jumlah jam yang benar dan dibayar sesuai.
Bagaimana jam waktu bermanfaat?
Jam waktu menawarkan beberapa manfaat untuk bisnis, termasuk -
1. Menghemat waktu dan uang
Secara otomatis mengumpulkan data dan melakukan perhitungan - karena punch - dalam data secara otomatis dikumpulkan dan dihitung, staf SDM menghabiskan lebih sedikit waktu memverifikasi jam dan menyortir melalui timesheets.
Memberikan lebih sedikit ruang untuk kesalahan manusia - secara manual mengonversi menit ke jam dan memperkirakan lembur adalah proses yang sangat teliti yang mudah salah dihitung.
Perhitungan yang tidak akurat biaya bisnis hingga 7% dari keseluruhan biaya penggajian mereka. Ini juga menghasilkan lebih banyak pekerjaan untuk mengubah kesalahan dalam gaji selanjutnya.
Perangkat lunak jam waktu menghilangkan peluang untuk kesalahan manusia dan menghemat uang dengan melakukan semua perhitungan yang diperlukan secara otomatis.
Meminimalkan penipuan
Karyawan tidak dapat lagi meminta teman untuk masuk untuk mereka saat menggunakan perangkat jam waktu. Beberapa perangkat lunak waktu yang terintegrasi dengan GPS untuk memastikan pekerja adalah tempat yang mereka butuhkan saat meninju.
Ini juga akan menghemat uang dengan memastikan bisnis membayar dengan tepat apa yang mereka berhutang kepada orang yang benar.
Membuatnya lebih mudah untuk melacak biaya tenaga kerja
Bisnis dapat melihat karyawan mana yang bekerja dalam jumlah terbesar dan bidang tenaga kerja apa yang paling mahal.
Perangkat lunak waktu waktu juga menunjukkan siapa yang menggunakan lembur untuk menyelesaikan pekerjaan dan bagaimana biaya ini menumpuk dan membandingkan dengan standar industri.
Bisnis dapat membuat lebih banyak keputusan tentang apakah akan mempekerjakan lebih banyak pekerja atau menghadapi karyawan yang kurang produktif daripada yang seharusnya.
2. Meningkatkan produktivitas dan keterlibatan karyawan
Jam waktu juga meningkatkan tingkat produktivitas dan efisiensi sambil memaksimalkan moral karyawan. Ada beberapa alasan untuk ini, seperti -
Pengusaha memiliki akses langsung ke data penggajian - perangkat ketepatan waktu memberikan bisnis akses instan ke data dan laporan yang menunjukkan keterlambatan berulang atau absen yang berlebihan.
Dengan tetap mendapat informasi, lebih mudah untuk mengatasi masalah kehadiran dan meningkatkan produktivitas.
Manajer dapat mencegah ketidakhadiran
Abseneism menyebabkan gangguan konstan dalam aliran hari - ke - Operasi hari. Jam waktu memudahkan pengusaha untuk melacak pekerja yang cenderung memanggil secara teratur. Pengusaha dapat bekerja dengan orang -orang ini untuk mencegah dan meminimalkan absen di masa depan.
Jam waktu membantu meningkatkan budaya perusahaan
Ketika ada fluks karyawan yang membatalkan pekerjaan, ada asumsi bahwa manajemen lemah. Staf akan menganggap pekerjaan mereka kurang serius dan tidak khawatir tentang memanggil sakit.
Jam waktu memudahkan untuk mengatasi masalah kehadiran dan mengurangi ketidakhadiran, membantu meningkatkan moral. Ini akan mengurangi masalah kehadiran sambil meningkatkan tingkat produktivitas.
Apa aturan jam waktu karyawan?
ItuUndang -Undang Standar Tenaga Kerja yang Adil(FLSA) mengesahkan seperangkat aturan untuk jam kerja, lembur, dan bayar. Berikut adalah peraturan dan aturan penting yang harus diikuti -
1. Waktu pelacakan
FLSA memungkinkan pengusaha untuk melacak waktu dengan cara apa pun yang mereka inginkan selama catatan akurat. Opsi termasuk -
Clocking biometrik -Metode apa pun yang menggunakan pemindai biometrik untuk melacak punch - dalam data setiap pekerja
Proximity Clocking -Suatu sistem yang menggunakan berbagai metode seperti kartu punch atau lencana ID untuk mengelola waktu karyawan
Clocking pc -Karyawan dapat menggunakan perangkat lunak untuk merekam waktu mereka di komputer pribadi
Sms clocking -Ini memberikan cara untuk masuk melalui pesan teks
2. Pembulatan
FLSA memungkinkan pengusaha untuk mengelilingi jumlah menit karyawan daripada mencatat jumlah menit yang tepat.
Bisnis dapat mengukur waktu dalam peningkatan 10 menit dan kemudian membulatkan atau ke bawah tergantung pada seberapa dekat jumlahnya dengan kenaikan yang dilacak.
Misalnya, jika seseorang bekerja 7 jam dan 58 menit, 58 akan membulatkan hingga 60. Ini berarti karyawan telah bekerja total 8 jam.
3. Peraturan 7 menit
Sebagian besar bisnis melacak waktu dalam interval 10 hingga 15 menit. Selama peningkatan 15 menit, 7 menit adalah cutoff untuk membulatkan. Selama 8 menit atau lebih, majikan akan mengumpulkan.
Misalnya, jika bekerja 4 jam dan 6 menit, majikan dapat membulatkan hingga 4 jam bekerja. Jika bekerja 4 jam dan 12 menit, majikan dapat mengumpulkan hingga 4 jam dan 15 menit bekerja.
Mengapa aturan jam waktu karyawan penting?
Menerapkan aturan ketepatan waktu yang efektif sangat penting untukpatuhdengan undang -undang dan peraturan negara bagian dan federal. Memanfaatkan jam waktu akan meminimalkan peluang untuk melanggar salah satu aturan ini.
Non - dikecualikan karyawan adalah mereka yang bekerja pada jadwal per jam. Bisnis diharuskan untuk melacak jam dan istirahat mereka dan memberikan kompensasi untuk jam lembur yang dikerjakan.
Karena karyawan yang tidak ada bedanya bekerja beragam jam, memanfaatkan perangkat ketepatan waktu membantu mengelola waktu mereka secara akurat.
Periksa untuk melihat apakah negara telah memberlakukan undang -undang penjadwalan prediktif yang mengharuskan bisnis untuk memberikan pemberitahuan lanjutan tentang setiap perubahan dalam jadwal ke karyawan non -.
Penting juga untuk memastikan sistem pencatat waktu yang baik ada karena perubahan jadwal dapat membuatnya lebih menantang untuk melacak waktu secara manual.
HAM NON - Karyawan yang dikecualikan berhak membayar di negara -negara tertentu jika ada di - panggilan. Berada di - panggilan berarti bahwa seorang karyawan tersedia untuk bekerja dan sedang menunggu majikan untuk menghubungi dia untuk masuk.
Dalam keadaan tertentu, ini di - pekerja panggilan dikompensasi bahkan jika mereka tidak dipanggil ke tempat kerja. Mungkin sulit bagi staf SDM untuk melacak waktu di - panggilan karyawan yang sebenarnya tidak di tempat kerja.
Menerapkan sistem jam waktu membantu untuk mematuhi peraturan negara apa pun karena pada - pekerja panggilan dapat dengan mudah mengelola waktu mereka sendiri melalui ponsel atau komputer pribadi mereka.
Aturan FLSA menentukan bahwa pekerja yang tidak ada haknya berhak atas pembayaran lembur yang setara dengan atau lebih dari 1 dan kali pembayaran normal mereka jika bekerja lebih dari 40 jam per minggu.
Bisnis bertanggung jawab untuk memastikan karyawan yang tidak ada bekas yang bekerja lembur dibayar secara akurat. Memanfaatkan jam waktu untuk mengelola jam kerja tidak akan menghilangkan tekanan dari staf SDM dan mencegah melanggar hukum perburuhan apa pun.
Bagaimana mengelola waktu dan kehadiran karyawan
Berikut adalah praktik terbaik untuk mengelola waktu dan kehadiran karyawan di tempat kerja -
1. Penelitian masalah absensi
Tentukan masalah absensi mana yang ada, mengapa ada, dan solusi terbaik untuk menyelesaikan masalah yang berulang.
Melakukan pendekatan holistik yang meneliti pukulan historis - dalam data, bidang masalah spesifik, dan departemen yang memiliki tingkat absensi tertinggi.
2. Strategi untuk mengurangi ketidakhadiran
Setelah akar penyebab ketidakhadiran diteliti dan dianalisis, diberlakukan strategi untuk memerangi masalah. Berikut adalah praktik terbaik -
Ambil tindakan disipliner- Instruksikan departemen SDM untuk memantau ketidakhadiran dan memberlakukan tindakan disipliner jika diperlukan.
Membutuhkan verifikasi penyakit- Setelah 2 hari, meminta pekerja untuk menunjukkan catatan dokter untuk memverifikasi penyakit. Ini akan mencegah karyawan memanggil sakit kecuali ada alasan medis - yang disetujui untuk melakukannya.
Memanfaatkan waktu yang dibayarDi luar bank- Membayar waktu lepas bank memberi pekerja dalam jumlah hari yang dialokasikan untuk penyakit, liburan, atau tujuan lain. Memanfaatkan Bank Time Off yang dibayar memungkinkan karyawan untuk menggunakan kebijaksanaan mereka untuk meluangkan waktu - dari permintaan.
Karyawan yang sesuai dengan hadiah- Menerapkan orang sakit - meninggalkan kebijakan insentif di mana bonus tunai diberikan kepada mereka yang memiliki ketidakhadiran minimal. Ini akan meningkatkan tingkat produktivitas sambil menciptakan budaya perusahaan yang mendorong pekerja untuk mengikuti aturan.
Menggabungkan program kesehatan- Karena ada hubungan antara penyakit dan ketidakhadiran, menerapkan program kesehatan mungkin merupakan ide yang bermanfaat. Jika memungkinkan secara finansial, tawarkan keanggotaan gym atau berikan daftar sumber daya kepada pekerja yang mendorong hidup sehat.
Mengapa Pelacak Kehadiran Karyawan Penting
Perangkat lunak waktu dan kehadiran waktu karyawan yang efektif dapat merampingkan pekerjaan, menghemat uang, dan mempromosikan kesuksesan perusahaan. Inialasan pentingMengapa pelacak kehadiran penting -
Membuktikan kemampuan untuk mengatasi masalah kehadiran
Penting untuk memastikan bahwa kebijakan apa pun yang berkaitan dengan waktu istirahat atau hari sakit tidak disalahgunakan.
Memiliki sistem ketepatan waktu yang efektif akan membantu manajemen mengatasi kekhawatiran yang terus -menerus dengan orang yang tepat.
Memungkinkan pengusaha untuk mengakomodasi pekerja jarak jauh
Memanfaatkan perangkat pelacakan waktu karyawan mengelola waktu pekerja jarak jauh dan menegakkan akuntabilitas tanpa terlalu membatasi.
Bisnis yang ingin menghemat uang dengan mempekerjakan pekerja jarak jauh dapat yakin bahwa produktivitas tidak akan terpengaruh.
Memastikan akurasi penggajian
Sistem manajemen kehadiran sangat membantu untuk mempertahankan akurasi penggajian. Ini mencegah secara tidak sengaja membayar lebih atau membayar kurang - dikecualikan setiap jam kerja karena jam dihitung persis seperti yang dimasukkan.
Mempromosikan Koleksi Data Produktivitas Waktu- Real
Memanfaatkan metode yang dapat diandalkan untuk mengumpulkan informasi kehadiran waktu - yang nyata menunjukkan siapa yang produktif dan siapa yang tidak.
Pandangan yang akurat tentang tingkat produktivitas membuatnya lebih mudah untuk disewa dan menjadwalkan sesuai dengan kebutuhan masing -masing departemen.
Seiring waktu, ini dapat menghemat uang karena bisnis akan mempekerjakan dan menjadwalkan berdasarkan data produktivitas yang andal daripada naluri saja.
Merampingkan tugas penggajian SDM
Perangkat ketepatan waktu memungkinkan pekerja melacak waktunya sendiri alih -alih mengandalkan satu atau dua pegawai penggajian untuk mengelola seluruh tugas.
Memberikan bukti jika terjadi gugatan
Perangkat waktu mengumpulkan jam yang akurat - dalam data yang terbukti bermanfaat jika terjadi gugatan atau audit dari IRS.
Informasi ini dapat digunakan sebagai bukti jika mantan karyawan mencoba menuntut atas upah yang hilang atau jika negara mengklaim ada kepatuhan non - dengan peraturan FLSA.
Kesimpulan
Berikut adalah penguncian utama untuk mengingat sistem manajemen waktu.
Pilih sistem manajemen waktu yang tepat- Putuskan perangkat mana yang optimal untuk kebutuhan perusahaan. Opsi termasuk jam punch card, jam digital, perangkat lunak stasiun waktu, jam sidik jari, atau jam pukulan tangan.
Ingat alasan menggunakan jam waktu- Jam waktu memberikan representasi jam yang akurat saat mengelola informasi penggajian secara akurat untuk staf SDM.
Meneliti manfaatnya- Sistem manajemen waktu menghemat waktu, uang, meningkatkan produktivitas, dan meningkatkan moral di tempat kerja.
Ketahui dan Ikuti Aturan FLSA- Penelitian aturan FLSA bersama dengan peraturan negara untuk memastikan bahwa semua undang -undang diikuti.
Menyusun strategi untuk mencegah ketidakhadiran- menerapkan kebijakan yang mendorong kehadiran. Misalnya, buat langkah -langkah disipliner untuk pelanggar berulang, menggabungkan program kesehatan, atau memerlukan verifikasi penyakit.
Ketahui Mengapa Memanfaatkan Sistem Pencatukan- Di antara manfaat lainnya, sistem manajemen waktu meningkatkan akurasi penggajian, meningkatkan produktivitas, menyediakan kembali - up clock - dalam data, dan merampingkan pekerjaan SDM.
